Hat das Jahr 2020 einen Digitalisierungsschub für das Rechnungswesen gebracht?
Deloitte und KPMG haben auch 2020 wieder ihre alljährliche Umfrage gestartet und in ihren Studien die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Prozesse, Strukturen und Systemlandschaften im Rechnungswesen untersucht.
Zusammenfassend kann gesagt werden: die Prioritäten haben sich im Vergleich zu den Vorjahren kaum geändert und das Aussterben der Buchhalter:innen wurde ein weiteres Mal widerlegt.
Das Hauptaugenmerk liegt nach wie vor auf der Schaffung der entsprechenden Voraussetzungen für eine weitere Digitalisierung. Dies beinhaltet die Abschaffung von Altsystemen und die Homogenisierung der Systemlandschaft genauso wie die Standardisierung von Workflows und die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis. Die Unternehmen hoffen hier stark die Lösung in der Umstellung auf ein neues ERP System sowie in der Anpassung ihrer Aufbau- und Ablauforganisation zu finden.
Die neuen Technologien werden weiterhin zögerlich angenommen und verlieren teilweise auch schon wieder an Bedeutung.
Die Verwendung einer Cloud für die Datenspeicherung wird bereits von einem großen Teil der Unternehmen genutzt, im Gegensatz zu der Verwendung einer Blockchain, diese ist noch kaum in Verwendung, sowie der vermehrte Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI / AI).
Robotic Process Automation (RPA) wurde in den letzten Jahren sehr positiv aufgenommen, doch die erwarteten Einsparungen und Verbesserungen konnten bei vielen nicht realisiert werden. Auch die mit RPA verbundenen umfassenden Dokumentationspflichten und Wartungsaufwendungen machen diese Technologie für viele Unternehmen eher unattraktiv. Das ist schade, denn das Rechnungswesen eignet sich aufgrund seiner vielen standardisierten Abläufe besonders gut für den Einsatz von RPA und gerade im Bereich Eingangsrechnungen wäre RPA optimal einsetzbar.
Denn der Trend der Digitalisierung für komplexe Prozesse geht weiter. Die Bereiche Order to Cash (OtC) und Purchase to Pay (PtP) weisen bereits die höchsten Automatisierungsgrade auf und nach wie vor liegt der Schwerpunkt der Automatisierungsbemühungen auf diesen beiden Prozessen. In den Focus gerückt ist auch die Automatisierung für die Bereiche Closing, Reporting und Controlling sowie den Konsolidierungsprozess. Eine Digitalisierung und Automatisierung in diesem Bereich, würde die Berichterstattung wesentlich flexibler und schneller machen.
Aber eine Umstellung bringt nicht nur Vorteile, sondern auch Kosten. Und hier sind wirklich alle betroffen. Bereits eingesessene etablierte Unternehmen haben mit einem hohen Bestand an heterogenen und alten Systemen zu kämpfen und kleine sowie junge Unternehmen das Problem aus einem Überangebot von täglich neu überarbeiteten Softwarelösungen die für ihr Unternehmen richtige zu finden, denn SAP & Co ist für kleine Unternehmen oft weder sinnvoll noch leistbar. Und schauen wir uns die österreichische Unternehmerlandschaft an: 99,6 % aller Unternehmen sind KMU Betriebe und auch davon nur 2,1 % mittelgroße Unternehmen.
Somit können Digitalisierungsprozesse keiner Generalnorm unterzogen werden, die Bandbreite der möglichen Stufen der Digitalisierung ist hoch und Maßnahmen sind nicht auf jedes Unternehmen gleich übertragbar. Es ist zu unterscheiden, welche Prozesse ein Rechnungswesen wirklich optimieren und welche möglicherweise einen unnötigen Mehraufwand generieren. Die entscheidenden Hürden einer erfolgreichen Digitalisierung liegen in der Schaffung der organisatorischen und technischen Voraussetzungen sowie in der Bereitschaft der Mitarbeitenden für den Veränderungsprozess. Eine sinnvoll durchdachte Planung und eine individuelle Anpassung des digitalen Transformationsprozesses des Rechnungswesens an die unternehmerischen Gegebenheiten sowie eine gute Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT können die entscheidenden Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierung sein.
Bezogen auf das Jahr 2020 kann gesagt werden, dass in diesem Jahr – natürlich aufgrund der gegebenen Umstände – ein verstärkter Focus auf die Digitalisierung des Rechnungswesens gelegt worden ist. Laut Studie von Deloitte hat dies zwar keinen Digitalisierungsschub ausgelöst, aber erfreulicherweise wurde von vielen Unternehmen rückgemeldet, dass der Digitalisierungsprozess zumindest soweit fortgeschritten war, dass eine Umstellung auf Home-Office problemlos abgewickelt werden konnte. Eine weitere, für das externe Rechnungswesen, erfreuliche und wichtige Erkenntnis der Studie ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung nur zu einem geringen Teil von der Kurzarbeit betroffen waren und somit nach wie vor einen krisensicheren Beruf haben. Dies widerlegt ein weiteres Mal die seit Jahren bestehenden Vorhersagungen des Aussterbens der Buchhalter:innen. Aber dennoch die künftige Arbeitswelt der Buchhalter:innen wird anders aussehen und sie sind gefordert die Herausforderung der Veränderung anzunehmen. Künftig werden sie mehr am System als im System arbeiten und benötigen neben Fachkompetenz auch entsprechende IT-Kompetenz.
Studien:
Deloitte, Rechnungswesen in Zeiten von COVID-19; Wie stark ist der Digitalisierungs-Impuls durch COVID-19 tatsächlich? (2020)
KPMG, Digitalisierung im Rechnungswesen 2020 (2020)